关于进一步加强和规范我校对外合作交流项目管理的通知

各系:

为了进一步贯彻落实学校十三五发展规划,推进国际化办学中长期工作目标的实施,结合我校近几年对外合作交流项目实际运营和管理过程中出现的新问题,经校长办公会议研究决定,制定了《黑龙江外国语对外合作交流项目管理办法》,现下发给你们,请按照通知要求和管理办法的具体规定,严格落实对外合作交流项目管理的相关工作。

黑龙江外国语学院对外合作交流项目管理办法

为进一步促进我校国际合作交流,推进国际化发展进程,规范对外合作交流项目管理,在确保各专业教学单位充分发挥学科教育特点和本部门管理特色的前提下,按照学校十三五发展规划和人才培养520计划,加强国外优质教育资源的引进和使用,针对对外合作交流出现的新特点、新问题,制定本管理办法。

总则

第一条 本办法所称对外合作交流项目,是指使用我校学生、教师、课程、设施、职务影响力等黑龙江外国语学院持有或赋予的相关的资源和名誉,与其他国家及港澳台地区开展的包括师生交流、资源共享、教学科研在内的各项合作交流项目,凡是以黑龙江外国语学院为基础开展的各项涉外合作交流项目,均在本办法所称对外合作交流项目之列。

第二条 开展对外合作交流项目应该结合国情和校情,在充分尊重国别和民族文化的同时,结合我校国际发展的实际需求,以平等互惠、互守法律、实时监管、进退有序的原则,在签订符合双方国家或地区法律法规的合作协议或备忘录等有效法律文书的前提下,鼓励教学单位与国外合作方,依据规定运营相关项目。

第三条 对外合作交流项目管理实行院系两级管理,学校业务管理部门为国际合作与交流办公室(港澳台事务办公室)(以下简称外事处),系部管理机构为系部领导成员常务工作机制,成员包括但不仅限于党总支书记、系主任、教学副主任、项目联络员。

项目的开发和立项

第四条 对外合作交流项目实行院系两级开发,系部单极运营的开发模式,学校各部门均可根据岗位工作实际需求,或者结合学校发展实际需要,推荐相关对外合作项目至外事处,由外事处完成立项审批工作,并联络协调国外合作方和系部完成项目对接,委托系部运营。

第五条 系部可以根据本部门教学管理的实际情况,积极联络国外合作方,开拓符合本系各专业人才培养需求和特点的对外合作交流项目,系部需要按照本办法规定汇总立项申请材料,上报至外事处,国际处完成立项审批后,下发项目运营许可证,系部方可开展相关项目的运营。

第六条 各单位上报对外合作交流项目立项申请材料,应至少包括以下要件:

1、《黑龙江外国语学院对外合作交流项目立项申请书》(制式表格一式两份);

2、项目主办方(外方高校或教育机构)背景介绍材料,中英文版各一份;

3、项目主办方(外方高校或教育机构)法人资质证明法律文书;

4、申办项目背景介绍、项目往期或异地开展情况资料(累计人数、收费情况、地区分布),如项目有学界相关专家参与,还需附专家详细介绍和专家实际参与工作情况;

5、项目收费列表,包括参与和运营项目前期、中期和后期的所有收费项目,并明确可以出具增值税发票的收费项目;

6、项目宣传计划,包括宣传宣传形式和宣传人员名单。所有在宣传过程中使用的宣传品小样和制成品说明;

7、中外方合作协议或备忘录,对外合作项目作为补充协议的,需要提供主协议;

8、项目运营过程中涉及到宣传、推广等费用,需要详细列明。

项目的管理和运营

第七条 外事处作为学校涉外事务的主管部门,行使项目的审批权和监管权,针对对外合作交流项目的合法性(是否符合中国和外国国家法律法规)、合规性(是否具备完整的项目运营和预案管理措施)、合理性(是否具备完整的项目服务体系和合理服务收费)进行有效管控,对所有项目实行事前审批、事中监管、事后归档的管理职责。

第八条 外事处是我校在对外合作交流活动中,唯一能够代表学校签订合作协议等法律文书的官方机构,学校任何其他部门不得签订对外合作交流法律文书。

第九条 外事处在对外合作交流项目执行前,应该按照国家规定和校规校纪,对项目参与者进行行前教育,行前教育应该贯彻党和国家在外事工作上的相关政策和决议。

第十条 系部是对外合作交流项目的运营主体,所有对外合作交流项目都必须以系部作为项目的运营平台,系部作为项目的运营实体,行使项目申请立项、终止、变更的权利,承担项目的日常运营、特情处置、资料汇总的责任,对于收取服务费用的项目负有监管保证金、退返服务费用的责任。

项目的管理体制

第十一条 对外合作交流项目实行年审制,每年3月1日至10日、9月1日至10日为项目申报立项期,外事处在申报期截至的7个工作日内完成材料审核,并提出审批意见,报主管外事副校长批准,外事处在3个工作日内反馈审批意见至系部,符合运营条件的发放《黑龙江外国语学院对外合作交流项目许可证》,同时启动项目中期监管。

第十二条 对外合作交流项目实行动态监管公示制度,每年项目申报审批之后,所有获批项目列入《黑龙江外国语学院对外合作交流项目监管数据库》,由外事处负责向全校师生公示,并开通线上线下查询服务。

项目的审批和终止

第十三条 系部或其他单位按照本办法第四条、第五条、第六条的规定按时上报相关申报立项材料,未及时申报立项材料或年审材料的,视为放弃项目申请,一年之内不得再进行申报。

第十四条 对于不符合申报材料要求的,外事处实行一次告知制度,应在申报立项期之后10个工作日内将审批意见和材料补充通知书反馈至系部或其他申请单位。

第十五条 对外合作交流项目在申报或运营过程中,出现以下情况之一的,应予以警告,情况严重的应予以终止:

1、国外合作方或者第三方在协议签订过程中提供虚假文件,或协议条款存在明显有失公平,或规避中外法律监管、法律空白,存在受到法律制裁风险的情况;

2、国外合作方未按协议条款严格执行,且已经对项目参与者造成一定经济损失或存在安全风险隐患的;

3、国外合作方未经我方允许,擅自变更协议内容,造成项目运营情况出现变化的情况;

4、系部在项目运营过程中,未经学校审批,擅自变更项目运营计划或收取其他服务费用,不能出具增值税发票或服务必要性说明材料的情况;

5、系部未能按照规定汇总年审材料,及时提交项目运营状态数据信息和相关备案材料的情况;

6、系部运营过程中,出现侵害项目参与者权益,造成大规模项目参与者对项目运营监管提出质疑或抗议的情况;

7、合作有效期内,国外合作方或系部主动提出申请终止的情况。

项目的备案和归档

第十六条 对外合作交流项目实行事前审批,执行中如遇特殊情况,必须变更项目运营计划的,实行备案制度,由系部按照项目审批材料要求,提交备案材料,出现以下情况的不能进行备案,须进行二次审批:

1、国外合作方需要变更主体、变更法人、变更公司地址的情况;

2、项目运营中,因自然灾害或金融汇率异常波动,必须进行项目费用调整的情况;

3、项目参与者主体已经出现变化,项目运营已经不具备继续执行基础的情况;

4、项目参与者已经按照项目协议要求,完整履行相应职责,项目申办方以各种借口拒不开始执行项目的情况;

5、应国际政治局势或自然条件因素,受到国家外交部领事保护部门提醒,不宜前往项目实施地的情况。

6、其他我校认为不适宜变革项目运营计划的情况。

附则

第十七条 本办法自公布之日起实施,各系部单位应对照规定邀请,及时完成现有项目的自检自查和立项申报工作,此前以系部名义签订的合作协议同时废止。

第十八条 本办法实施后,同时废止与对外合作交流项目相关的管理规定。

第十九条 本办法由外事处负责制定,由学校推进国际化发展工作委员会负责监督解释。

各系:

为了进一步贯彻落实学校十三五发展规划,推进国际化办学中长期工作目标的实施,结合我校近几年对外合作交流项目实际运营和管理过程中出现的新问题,经校长办公会议研究决定,制定了《黑龙江外国语对外合作交流项目管理办法》,现下发给你们,请按照通知要求和管理办法的具体规定,严格落实对外合作交流项目管理的相关工作。

黑龙江外国语学院对外合作交流项目管理办法

为进一步促进我校国际合作交流,推进国际化发展进程,规范对外合作交流项目管理,在确保各专业教学单位充分发挥学科教育特点和本部门管理特色的前提下,按照学校十三五发展规划和人才培养520计划,加强国外优质教育资源的引进和使用,针对对外合作交流出现的新特点、新问题,制定本管理办法。

总则

第一条 本办法所称对外合作交流项目,是指使用我校学生、教师、课程、设施、职务影响力等黑龙江外国语学院持有或赋予的相关的资源和名誉,与其他国家及港澳台地区开展的包括师生交流、资源共享、教学科研在内的各项合作交流项目,凡是以黑龙江外国语学院为基础开展的各项涉外合作交流项目,均在本办法所称对外合作交流项目之列。

第二条 开展对外合作交流项目应该结合国情和校情,在充分尊重国别和民族文化的同时,结合我校国际发展的实际需求,以平等互惠、互守法律、实时监管、进退有序的原则,在签订符合双方国家或地区法律法规的合作协议或备忘录等有效法律文书的前提下,鼓励教学单位与国外合作方,依据规定运营相关项目。

第三条 对外合作交流项目管理实行院系两级管理,学校业务管理部门为国际合作与交流办公室(港澳台事务办公室)(以下简称外事处),系部管理机构为系部领导成员常务工作机制,成员包括但不仅限于党总支书记、系主任、教学副主任、项目联络员。

项目的开发和立项

第四条 对外合作交流项目实行院系两级开发,系部单极运营的开发模式,学校各部门均可根据岗位工作实际需求,或者结合学校发展实际需要,推荐相关对外合作项目至外事处,由外事处完成立项审批工作,并联络协调国外合作方和系部完成项目对接,委托系部运营。

第五条 系部可以根据本部门教学管理的实际情况,积极联络国外合作方,开拓符合本系各专业人才培养需求和特点的对外合作交流项目,系部需要按照本办法规定汇总立项申请材料,上报至外事处,国际处完成立项审批后,下发项目运营许可证,系部方可开展相关项目的运营。

第六条 各单位上报对外合作交流项目立项申请材料,应至少包括以下要件:

1、《黑龙江外国语学院对外合作交流项目立项申请书》(制式表格一式两份);

2、项目主办方(外方高校或教育机构)背景介绍材料,中英文版各一份;

3、项目主办方(外方高校或教育机构)法人资质证明法律文书;

4、申办项目背景介绍、项目往期或异地开展情况资料(累计人数、收费情况、地区分布),如项目有学界相关专家参与,还需附专家详细介绍和专家实际参与工作情况;

5、项目收费列表,包括参与和运营项目前期、中期和后期的所有收费项目,并明确可以出具增值税发票的收费项目;

6、项目宣传计划,包括宣传宣传形式和宣传人员名单。所有在宣传过程中使用的宣传品小样和制成品说明;

7、中外方合作协议或备忘录,对外合作项目作为补充协议的,需要提供主协议;

8、项目运营过程中涉及到宣传、推广等费用,需要详细列明。

项目的管理和运营

第七条 外事处作为学校涉外事务的主管部门,行使项目的审批权和监管权,针对对外合作交流项目的合法性(是否符合中国和外国国家法律法规)、合规性(是否具备完整的项目运营和预案管理措施)、合理性(是否具备完整的项目服务体系和合理服务收费)进行有效管控,对所有项目实行事前审批、事中监管、事后归档的管理职责。

第八条 外事处是我校在对外合作交流活动中,唯一能够代表学校签订合作协议等法律文书的官方机构,学校任何其他部门不得签订对外合作交流法律文书。

第九条 外事处在对外合作交流项目执行前,应该按照国家规定和校规校纪,对项目参与者进行行前教育,行前教育应该贯彻党和国家在外事工作上的相关政策和决议。

第十条 系部是对外合作交流项目的运营主体,所有对外合作交流项目都必须以系部作为项目的运营平台,系部作为项目的运营实体,行使项目申请立项、终止、变更的权利,承担项目的日常运营、特情处置、资料汇总的责任,对于收取服务费用的项目负有监管保证金、退返服务费用的责任。

项目的管理体制

第十一条 对外合作交流项目实行年审制,每年3月1日至10日、9月1日至10日为项目申报立项期,外事处在申报期截至的7个工作日内完成材料审核,并提出审批意见,报主管外事副校长批准,外事处在3个工作日内反馈审批意见至系部,符合运营条件的发放《黑龙江外国语学院对外合作交流项目许可证》,同时启动项目中期监管。

第十二条 对外合作交流项目实行动态监管公示制度,每年项目申报审批之后,所有获批项目列入《黑龙江外国语学院对外合作交流项目监管数据库》,由外事处负责向全校师生公示,并开通线上线下查询服务。

项目的审批和终止

第十三条 系部或其他单位按照本办法第四条、第五条、第六条的规定按时上报相关申报立项材料,未及时申报立项材料或年审材料的,视为放弃项目申请,一年之内不得再进行申报。

第十四条 对于不符合申报材料要求的,外事处实行一次告知制度,应在申报立项期之后10个工作日内将审批意见和材料补充通知书反馈至系部或其他申请单位。

第十五条 对外合作交流项目在申报或运营过程中,出现以下情况之一的,应予以警告,情况严重的应予以终止:

1、国外合作方或者第三方在协议签订过程中提供虚假文件,或协议条款存在明显有失公平,或规避中外法律监管、法律空白,存在受到法律制裁风险的情况;

2、国外合作方未按协议条款严格执行,且已经对项目参与者造成一定经济损失或存在安全风险隐患的;

3、国外合作方未经我方允许,擅自变更协议内容,造成项目运营情况出现变化的情况;

4、系部在项目运营过程中,未经学校审批,擅自变更项目运营计划或收取其他服务费用,不能出具增值税发票或服务必要性说明材料的情况;

5、系部未能按照规定汇总年审材料,及时提交项目运营状态数据信息和相关备案材料的情况;

6、系部运营过程中,出现侵害项目参与者权益,造成大规模项目参与者对项目运营监管提出质疑或抗议的情况;

7、合作有效期内,国外合作方或系部主动提出申请终止的情况。

项目的备案和归档

第十六条 对外合作交流项目实行事前审批,执行中如遇特殊情况,必须变更项目运营计划的,实行备案制度,由系部按照项目审批材料要求,提交备案材料,出现以下情况的不能进行备案,须进行二次审批:

1、国外合作方需要变更主体、变更法人、变更公司地址的情况;

2、项目运营中,因自然灾害或金融汇率异常波动,必须进行项目费用调整的情况;

3、项目参与者主体已经出现变化,项目运营已经不具备继续执行基础的情况;

4、项目参与者已经按照项目协议要求,完整履行相应职责,项目申办方以各种借口拒不开始执行项目的情况;

5、应国际政治局势或自然条件因素,受到国家外交部领事保护部门提醒,不宜前往项目实施地的情况。

6、其他我校认为不适宜变革项目运营计划的情况。

附则

第十七条 本办法自公布之日起实施,各系部单位应对照规定邀请,及时完成现有项目的自检自查和立项申报工作,此前以系部名义签订的合作协议同时废止。

第十八条 本办法实施后,同时废止与对外合作交流项目相关的管理规定。

第十九条 本办法由外事处负责制定,由学校推进国际化发展工作委员会负责监督解释。

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